Uesugiです。 メール着信機能を使いたいということなので、ノーツクライアントでの運用ですよね？ メールを見るだけなら... ACLに見たい人全員を編集者以上の権限で入れてあげればいいのではないかと思います。 もしメールの送信もしたいというのであれば、メールDB用のユーザーIDを作成して、そのIDファイルを全員に配布（パスワードも教えておく）し、グループメールDBを見るときはそのメールDB用ユーザIDに切り替える、とすれば、OKでしょう。 ただし、ノーツクライアントでメール着信を知らせるためには、（多分）クライアントの設定を“自分のユーザーID”ではなく“そのグループメールID”でセットアップする必要があるのではないかと思います...
グループメールDB