クライアント用の本です。 http://www.shuwasystem.co.jp/cgi-bin/detail.cgi?isbn=4-7980-1334-X 運用ルールのほうの話になりますが 何でも溜めこみたい人には、ローカルにアーカイブを作成させてます。ローカルに落としてしまえば、バックアップはユーザーの責任。サーバー管理者は何年も前のメールのバックアップに煩わされなくなります。 弊社は容量制限のみですが、親会社のほうではサーバー上のメールボックスでの保存期限も設定してます（1ヶ月くらいで古いメールは問答無用で削除）。業務に必要（共有する必要あり）ならＤＢがあるんでそっちにデータ登録して、それ以外に必要ならローカルにアーカイブしてくださいってことで。
メールボックスの容量制限方法について