お気づきになっているように、ロケーション情報など個人情報を先に個人アドレス帳に見に行ってから、ノーツの環境を整え起動していると思います。 そのため、各メンバーのnotes.iniは、各自別々の個人アドレス帳を参照するよう修正して、個人アドレス帳を４つ用意したほうが良いと思います。
個人アドレス帳は共有しないほうが良いと思います